AI voor het Notariaat - Innovatie bij NICO Campus

AI in het notariaat: tussen nieuwsgierigheid en voorzichtigheid

Volgens Margot leeft het thema AI binnen het notariaat nu vooral rondom ChatGPT. De praktische toepassing binnen de dagelijkse werkprocessen, zoals akte-opmaak, klantcommunicatie en de toegankelijkheid van kantoor know-how is nog relatief onbekend terrein.

"Veel kantoren kennen AI vooral als iets abstracts. Ze zijn zich bewust van de potentie, maar vragen zich af: hoe pas je dat veilig en zinvol toe in een notariskantoor?", vertelt Margot.

Juist daarin kan DonnaJames het verschil maken: AI inzetten als een praktische kantoortool, die de bestaande kwaliteit en betrouwbaarheid zal versterken.

Veiligheid eerst: Chinese walls en digitale versnippering

Binnen het notariaat zijn vertrouwelijkheid en gegevensbescherming heilig. Jasper benadrukt hoe DonnaJames deze waarden waarborgt:

"We werken met een dubbele veiligheid: eerst verwijderen we gevoelige persoonsgegevens, vervolgens wordt de informatie meerdere keren digitaal versnipperd. Wat overblijft, zijn losse fragmenten zonder herleidbare data. Alleen binnen de beveiligde kantoormuren reconstrueren we het document weer."

Hierdoor blijft klantinformatie altijd beschermd. Zelfs als AI-modellen zoals ChatGPT benut worden, gebeurt dit zónder risico voor de privacy — een essentieel uitgangspunt voor iedere notaris — en blijven alle kantoorgegevens bescherm en niet toegankelijk voor derden.

Van standaard handelingen naar meer tijd voor het juridisch vakinhoudelijk werk

AI kan worden ingezet om juristen te ondersteunen, niet om ze te vervangen. Jasper legt uit:

"Onze tools zijn gebouwd rondom 'human in the loop'. AI ondersteunt, zodat notarissen en kandidaten meer tijd hebben voor hun vakinhoudelijke expertise. De eindverantwoordelijkheid in het proces blijft altijd bij de mens."

Margot voegt toe dat juist dit het notariaat weer aantrekkelijk kan maken voor jong talent dat al gedurende hun studie gewend is om met AI te werken. Zij weten als geen ander dat het gebruik van AI tijd bespaard zodat er meer tijd overblijft om leuke dingen te doen, namelijk zoals het échte juridische denkwerk!

Concrete toepassingen: sneller, slimmer, menselijker

Binnen een notariskantoor kan AI op veel manieren direct waarde toevoegen, een kleine greep uit de mogelijkheden:

• Slimme klantcommunicatie: AI maakt e-mails op basis van documenten en klantvragen, afgestemd op de tone-of-voice van het kantoor.
• Kennisbank toegankelijk maken: oude dossiers, eerdere akten en modellen zijn via AI snel vindbaar en herbruikbaar.
• Meertalige communicatie: AI vertaalt niet alleen juridisch en taalkundig correct, maar ook op het juiste niveau en met de juiste tone of voice — essentieel bij internationale cliënten.
• Verslaglegging van gesprekken: na een bespreking automatisch een transcript en samenvatting genereren (in de nabije toekomst beschikbaar).

De drie grootste zorgen – en hoe we ze wegnemen

In hun gesprek kwamen drie belangrijke vragen naar voren die binnen het notariaat leven:

1. Veiligheid van data
   → Alle vertrouwelijke informatie blijft binnen de kantoormuren, beschermd door meerdere beveiligingslagen in het systeem.
   
2. Kwaliteit van output
   → De antwoorden en documenten zijn gebaseerd op de eigen kennisbank van het kantoor, niet op openbare bronnen.
3. Compatibiliteit met bestaande systemen
   → De DonnaJames-tool werkt als een aparte omgeving: er is geen kostbare IT-integratie nodig.

Binnen 90 dagen zijn medewerkers vertrouwd met het systeem, door praktische training en persoonlijke begeleiding. Simpel, veilig en zonder hoge drempels.

De toekomst is nu: kansen pakken in plaats van afwachten

Margot vat het treffend samen:

"AI komt eraan — sterker nog, het is er al. De vraag is niet of je erin meegaat, maar wanneer. Door nu te starten, bouw je aan een toekomstbestendig kantoor, trek je nieuw talent aan en verhoog je je werkplezier."

Jasper vult aan:

"AI geeft notarissen weer de ruimte en tijd om te doen waar ze een passie voor hebben: mensen helpen bij belangrijke momenten in hun leven, met juridische expertise en persoonlijke aandacht."

‍